Seit Beginn des Jahres 2025 müssen Unternehmerinnen und Unternehmer alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen beim Finanzamt melden. Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. „Wer also eine elektronische Kasse besitzt, sollte jetzt dringend aktiv werden“, sagt Laura Maier, Steuerberaterin bei Treukontax in Landau. Alle E-Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 gekauft werden, müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Wer muss Kassensysteme melden?
Die Meldepflicht gilt für alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen. „Und zwar unabhängig davon, ob die Kassen gekauft, gemietet oder geleast wurden“, erläutert Steuerberaterin Laura Maier und fügt hinzu: „Auch Einzelhändler, Handwerker oder Gastronomen müssen alle relevanten Informationen zu ihren Systemen an das Finanzamt übermitteln.“
Welche Informationen müssen übermittelt werden?
Unternehmerinnen und Unternehmer müssen folgende Daten übermitteln:
• Name und Steuernummer der steuerpflichtigen Person, in deren Betrieb die Kasse verwendet wird
• Art des elektronischen Aufzeichnungssystems
• Seriennummer und verwendete technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
• Anzahl der genutzten Systeme
• Anschaffungsdatum aller Geräte
„Legen Sie sich all diese Informationen bereit, bevor Sie mit der Durchführung der Meldung starten“, rät Treukontax-Steuerberaterin Laura Maier.
Wie werden Kassensysteme gemeldet?
Die Meldung erfolgt über das elektronische Portal "Mein ELSTER".
Was ist darüber hinaus zu beachten?
Jede Kasse muss einer Betriebsstätte zugeordnet werden; auch der Wechsel der Betriebsstätte ist meldepflichtig. E-Kassen müssen zudem abgemeldet werden – unter Angabe des entsprechenden Datums und des Grunds für die Abmeldung. Treukontax-Steuerberaterin Laura Maier weist außerdem auf die künftige Pflicht hin: „Schaffen Sie sich ab dem 1. Juli 2025 eine elektronische Kasse an, müssen Sie diese innerhalb eines Monats anmelden.“ Hinzu kommt: Wird ein elektronisches Kassensystem verkauft oder stillgelegt, muss dies ebenfalls dem Finanzamt gemeldet werden – und zwar auch binnen eines Monats nach der Außerbetriebnahme.
