Zum Jahresende ist es wichtig, offene Forderungen sorgfältig zu prüfen. Offene Rechnungen binden nicht nur Liquidität, sie bergen auch steuerliche und rechtliche Risiken. „Wer Forderungen zu spät prüft, riskiert Verjährung und damit endgültige Verluste", erklärt Andrea Istel, Steuerberaterin bei Treukontax in Apolda. Ein sauberes Forderungsmanagement schützt vor Ausfällen und liefert gleichzeitig eine verlässliche Grundlage für den Jahresabschluss.
Wie geht man mit zweifelhaften Forderungen um?
Zweifelhafte Forderungen entstehen, wenn absehbar ist, dass Kundinnen oder Kunden ihre Rechnung wahrscheinlich nicht vollständig begleichen. Typische Warnsignale sind schleppende Zahlungen, wiederholte Zahlungsaufschübe oder Hinweise auf wirtschaftliche Schwierigkeiten. Unternehmen nehmen in solchen Fällen eine Einzelwertberichtigung vor. Diese mindert die Forderung um den Betrag, der voraussichtlich ausfällt. „Eine realistische Bewertung verhindert, dass die Bilanz künstlich aufgebläht wirkt", betont Steuerberaterin Andrea Istel.
Wann muss eine Forderung ausgebucht werden?
Ist dagegen zweifelsfrei klar, dass keine Zahlung mehr erfolgen wird, spricht man von einer uneinbringlichen Forderung. Gründe dafür sind etwa eine erfolglose Zwangsvollstreckung, eine Insolvenz ohne Masse oder eine bereits eingetretene Verjährung. In diesen Fällen müssen Unternehmen die Forderung vollständig ausbuchen. Gleichzeitig dürfen sie die Umsatzsteuer berichtigen (sofern diese bereits an das Finanzamt abgeführt wurde), da diese nur auf tatsächlich vereinnahmte Beträge anfällt. So vermeiden sie unnötige steuerliche Belastungen.
Was ist mit der Verjährungsfrist?
Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt im Regelfall drei Jahre. Der Fristbeginn startet jeweils am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Forderungen aus dem Jahr 2022 verjähren somit am 31.12.2025. „Prüfen Sie daher rechtzeitig, wie Sie Ihre Ansprüche sichern und leiten Sie gegebenenfalls rechtzeitig Mahn- oder gerichtliche Schritte ein ", rät Steuerberaterin Andrea Istel.
Wie sorgt man für steuerliche Anerkennung von Forderungsverlusten?
Um Forderungsverluste steuerlich geltend zu machen, benötigen Unternehmen eine lückenlose Dokumentation. Dazu gehören Mahnschreiben, Rückmeldungen der Kundschaft, Inkassoaktivitäten sowie Informationen zum Insolvenzstatus. Steuerberaterin Andrea Istel empfiehlt: „Gehen Sie Ihre Offene-Posten-Liste systematisch durch und dokumentieren Sie Ihre Handlungen. Diese Transparenz ist entscheidend, damit auch das Finanzamt Forderungsverluste anerkennt.“
