Ehrenamtliche Mitarbeit spielt vor allem in gemeinnützigen Vereinen, Stiftungen und karitativen Einrichtungen eine zentrale Rolle. „Diese Organisationen müssen regelmäßig prüfen, ob eine Tätigkeit noch als Ehrenamt gilt oder bereits ein steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis begründet.“, rät Michael Adler, Steuerberater bei Treukontax in Neumarkt in der Oberpfalz. Da keine abschließende gesetzliche Definition des Begriffs „ehrenamtlicher Mitarbeiter“ existiert, kann es in der Praxis zu Abgrenzungsschwierigkeiten kommen. Wichtig ist vor allem, dass Tätigkeit von freiwillig ehrenamtlich mitarbeitenden Personen nicht auf eine Bezahlung ausgerichtet ist.
Für die „Übungsleiter“ sind nebenberuflich tätige Chorleiterinnen bei Gesangs- oder Musikvereinen, Trainer bei Fußballvereinen sowie die Lehr- oder Vortragstätigkeit an Volksbildungswerken typische Beispiele.
Welche Pauschalen gibt es und wofür gelten sie?
Die bekanntesten Instrumente sind die Übungsleiterpauschale und die Ehrenamtspauschale. Die Übungsleiterpauschale greift bei nebenberuflichen Tätigkeiten etwa als Trainerinnen und Trainer oder vergleichbaren pädagogischen Aufgaben. Die Ehrenamtspauschale erfasst hingegen andere nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich, etwa in Vorständen, Verwaltungen oder organisatorischen Funktionen.
„Beide Pauschalen dienen dazu, entstehende Aufwendungen pauschal abzugelten, ohne dass Einzelnachweise erforderlich sind“, erläutert Steuerberater Michael Adler.
Was ändert sich ab 2026 konkret?
Die neue Bundesregierung hebt beide Freibeträge ab dem 1. Januar 2026 an: Der Übungsleiterfreibetrag steigt von bislang 3.000 Euro auf 3.300 Euro, die Ehrenamtspauschale von 840 Euro auf 960 Euro. „Damit wächst der Spielraum für steuerfreie pauschale Aufwandsentschädigungen deutlich“, erklärt Steuerberater Michael Adler. Allerdings müssen Organisationen die Art und Umfang der Beschäftigungen weiterhin sorgfältig überwachen. „Die Höhe des Freibetrags allein entscheidet nicht. Maßgeblich bleibt immer die tatsächliche Ausgestaltung der Tätigkeit.“
Warum bleibt die Abgrenzung so wichtig?
Überschreiten Vergütungen die Freibeträge oder liegt faktisch ein Arbeitsverhältnis vor, greifen Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflichten. „Fehler bei der Einordnung können zu empfindlichen Nachzahlungen führen“, sagt Steuerberater Michael Adler.
