Elektronische Kassen sind mittlerweile weit verbreitet, Kassenbelege längst Pflicht. Was aber darauf stehen muss, hat sich im vergangenen Jahr geändert: „Seit Januar 2024 wurden die Pflichtangaben auf Kassenbons erweitert. Nun muss der Kundenbeleg immer auch die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthalten“, erklärt Miriam Geiger, Steuerberaterin bei Treukontax in Augsburg. Das gilt für jede Transaktion und für die Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen. Der Kassenbon muss – neben den üblichen Rechnungsangaben – außerdem weitere Details wie den Prüfwert und den fortlaufenden Signaturzähler enthalten.
Welche Informationen dürfen auf dem Kassenbon nicht fehlen?
Was alles auf den Kassenbon gehört, regelt neben der Abgabenordnung das Umsatzsteuergesetz. Folgende Angaben auf dem Beleg sind gemäß der Kassensicherungsverordnung bei einer elektronischen Kasse Pflicht:
- vollständiger Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Datum der Belegausstellung und Zeitpunkte des Vorgangs
- Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- protokollierte Transaktionsnummer
- Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
- protokollierter Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler, der vom Sicherheitsmodul festgelegt wird
Was ist darüber hinaus zu beachten?
Die Pflichtangaben müssen unmittelbar nach dem Geschäftsvorgang erstellt werden. Der Kassenbon muss dann der Kundschaft direkt zur Verfügung gestellt werden. „Ob das in Papierform oder elektronisch geschieht, ist dabei unerheblich. Bei der elektronischen Bereitstellung des Belegs muss aber der Kunde vorher zustimmen.“, erklärt Steuerberaterin Miriam Geiger. Damit Unternehmerinnen und Unternehmer auch bei Änderungen der Gesetzeslage immer regelkonform arbeiten, bieten viele Anbieter von elektronischen Kassen regelmäßige Software-Updates, Schulungen und Support. „Nutzen Sie diese Angebote“, rät Steuerberaterin Miriam Geiger.
