Wer mit E-Rechnungen hantiert, musss dafür sorgen, dass die Rechnungen nicht nur tatsächlich zugänglich sind, sondern auch die Echtheit der Inhalte nachweisen können. „In der Praxis ist das aber gar nicht so einfach“, sagt Andreas Gierisch, Steuerberater bei Treukontax in Weiden in der Oberpfalz. So wurden etwa bereits Betrugsfälle aufgedeckt, bei denen Kriminelle in der als PDF-Datei versandten Rechnung die Bankverbindung des Rechnungsstellers manipulierten.
Um sich vor solchen und ähnlichen kriminellen Aktivitäten zu schützen, werden für den E-Mail-Verkehr einige Schutzmaßnahmen empfohlen:
- Rechnungen genau prüfen: Bankverbindungen immer mit gespeicherten Daten abgleichen und bei Änderungen durch Rückfrage verifizieren
- Sicherer Versand durch Verschlüsselung: Keine unverschlüsselten Dateien per E-Mail versenden. Stattdessen gesicherte Kundenportale oder passwortgeschützte Rechnungen nutzen
- IT-Sicherheit stärken: Regelmäßige Sicherheitsupdates durchführen; einen besonders hohen Schutz bietet auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Welche Alternativen gibt es zum E-Mail-Versand?
Der Verband elektronische Rechnung (VeR) weist bereits seit geraumer Zeit darauf hin, dass E-Mails als Standardweg für den Versand und Empfang von E-Rechnungen nicht die optimale Lösung sind. „E-Mails allein bieten keine einfache revisionssichere Dokumentations- und Archivierungsmöglichkeit“, erklärt Steuerberater Andreas Gierisch. Der VeR empfiehlt daher, vorrangig moderne E-Rechnungsplattformen zu nutzen. „Diese Plattformen gewährleisten einen strukturierten, sicheren und effizienten Transportweg für E-Rechnungen. Darüber hinaus ermöglichen solche Systeme eine verlässliche Dokumentation des Versand- und Empfangsvorgangs. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit“, sagt Steuerberater Andreas Gierisch. Verschiedene Softwarehäuser bieten komfortable, zukunftsfähige Lösungen dafür.
