Rechnungen sortieren, Zahlungen veranlassen, Dokumente abheften - für die einen ist Büroarbeit eine angenehme Abwechslung im Arbeitsalltag, für die anderen ein notwendiges Übel. „So oder so ist es für Gewerbetreibende oder Selbstständige wichtig, auch in der Büroorganisation regelmäßig Prozessabläufe zu hinterfragen und zu optimieren“, sagt Ludwig Rottmeir, Steuerberater bei Treukontax in München und ergänzt: „Wer hier effizienter sein möchte, sollte zügig auf das digitale Büro umsteigen.“
Die E-Rechnung und ihre Folgen für die digitale Büroorganisation
Mit der Einführung der elektronischen Rechnung im vergangenen Jahr müssen Betriebe neue gesetzliche Anforderungen beachten. „Dabei geht es vor allem um Empfang, Versand und Aufbewahrung von Rechnungen“, erklärt Rottmeir. Seit diesem Jahr hat die E-Rechnung Vorrang vor den sogenannten sonstigen Rechnungen (z. B. Papierrechnung, PDF-Rechnung), insbesondere der Empfang von E-Rechnungen muss klappen. Doch nicht nur das: „Sobald eine E-Rechnung im E-Mail-Postfach landet, muss sie nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung revisionssicher archiviert werden“, sagt Rottmeir.
Und was bedeutet revisionssichere Archivierung?
„Unternehmen müssen verschiedene Kriterien beachten“, erklärt Steuerberater Rottmeir. So müssen die Originalbelege unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig, richtig und verfügbar aufbewahrt werden. „Bisher reichte es dafür aus, die Papierrechnungen zeitnah und chronologisch in einem Ordner abzulegen“, erklärt Rottmeir. „Bei der E-Rechnung kommt es für die rechtliche Relevanz auf den maschinell auswertbaren Datensatz an, der in einem revisionssicheren elektronischen Archiv abgelegt werden muss.“ Um weiterhin mit einer Steuerkanzlei, etwa für die Erledigung der Buchhaltung, zusammenarbeiten zu können, müssen Betriebe deshalb dafür sorgen, dass die Kanzlei Zugriff auf ihr revisionssicheres Archiv bekommt. „Besprechen Sie daher die Wahl des revisionssicheren Archivs immer mit Ihrer Steuerkanzlei“ mahnt Treukontax-Steuerberater Rottmeir.
Treukontax-Partner der Wahl: DUO
Bei Treukontax heißt das Partnerprogramm, das alle Anforderungen erfüllt, DATEV Unternehmen online (DUO). „In Zukunft werden wir mit unseren Mandanten und Mandantinnen digital über DUO zusammenarbeiten“, sagt Steuerberater Rottmeir. Wie sich der Arbeitsablauf im digitalen Büro dann ändert, ist hier übersichtlich dargestellt:
- Sie scannen Ihre Papierbelege und laden diese in DUO hoch.
- Sie leiten Ihre E-Rechnung aus Ihrem E-Mail-Postfach an DUO weiter.
- Sie prüfen ausgelesene Informationen der Belege und vervollständigen diese, falls notwendig.
- Sie prüfen die Belege auf Vollständigkeit.
- Sie stellen uns Ihre Buchführungsbelege bis spätestens 7 Tage nach Ablauf des Monats bereit.
Wichtig ist: Die Original-Papierrechnungen dürfen nach dem Scanvorgang nicht einfach vernichtet werden, sondern müssen weiterhin chronologisch in einem Ordner abgelegt werden. „Für die Vernichtung der Original-Papierbelege ist eine schriftliche Verfahrensdokumentation erforderlich, in der jeder Arbeitsschritt genau dokumentiert wird“, erklärt Rottmeir.
Eine Umstellung für viele Vorteile
Der Arbeitsablauf im digitalen Büro mit DUO verändert sich, vor allem aber wird der Prozess wesentlich effizienter. Rottmeir stellt klar: „Unternehmen werden von dieser Investition nach einem kurzen Umstellungsaufwand schnell profitieren“ (s. dazu Kasten „Sechs Vorteile des digitalen Büros mit DUO“). Das digitale Büro ist darüber hinaus nicht nur sinnvoll, sondern auch aufgrund der Übergangsfristen für die Erstellung von E-Rechnungen bis Ende 2027 notwendig, um die gesetzlichen Anforderungen auch künftig zu erfüllen.
Sechs Vorteile des digitalen Büros mit Datev Unternehmen Online
- Papierloser Belegaustausch: Die Übergabe des Pendelordners an die Kanzlei ist nicht länger erforderlich.
- Aussagekräftige & interaktive Auswertungen: Auswertungen für Ihr Unternehmen können wir als Steuerkanzlei direkt in DUO zur Verfügung stellen.
- Einfache Kontrolle Ihrer Bankkonten: Mit der Verknüpfung zu Ihren Betriebskonten sehen Sie auf einen Blick, ob und wann Zahlungen stattgefunden haben.
- Effizienz bei Ausgangsrechnungen: Mit der Erweiterung „DATEV Auftragswesen next“ können Sie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und mehr einfach erstellen und direkt an Geschäftspartner senden. Die Übertragung der Rechnungen in die Buchhaltung erfolgt vollständig automatisiert.
- Rechtssichere Führung des Kassenbuchs: Die Erfassung eines rechtskonformen Kassenbuchs ist über DUO schnell und selbsterklärend möglich.
- Vorausgefüllte Überweisungsträger: Aus den eingehenden Rechnungen werden automatisch Überweisungsträger generiert, die wiederum direkt aus DUO überwiesen werden können.
