Nutzen Arbeitnehmende oder Firmeneigentümer ihre Dienstwagen auch privat, müssen sie das versteuern. „Die Höhe können sie entweder per Fahrtenbuch ermitteln oder aber von der sogenannten 1-%-Regelung Gebrauch machen“, erklärt Annette Günther-Junghanns, Steuerberaterin bei Treukontax in Würzburg. Um betrieblich bedingte und private Fahrten voneinander trennen zu können, können Dienstwagenfahrer ihr Fahrtenbuch auch elektronisch führen. Dabei achtet die Finanzverwaltung allerdings ebenfalls genau darauf, dass alle Anforderungen an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch eingehalten werden, zeigt ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH).
Worum ging es im vorliegenden Fall?
Das Gericht befasste sich mit der Frage, wie ein elektronisches Fahrtenbuch beschaffen sein muss, um steuerlich sicher zu sein. „Die Richter haben entschieden, dass auch das elektronische Fahrtenbuch in „geschlossener Form“ geführt werden muss“, sagt Steuerberaterin Annette Günther-Junghanns und führt aus: „Das bedeutet, dass eine mithilfe des Programms erzeugte Datei nur dann den Anforderungen genügt, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder solche Änderungen zumindest in Reichweite der Datei dokumentiert und unkompliziert offengelegt werden können.“
Was bedeutet das für die Praxis?
Egal ob elektronisch oder in Papierform: Das Fahrtenbuch muss immer bestimmte Anforderungen erfüllen, um sicherzustellen, dass Einträge oder Daten nicht manipuliert werden können“, fasst Steuerberaterin Annette Günther-Junghanns zusammen. Wer sich für ein elektronisches Fahrtenbuch entscheidet, muss nachträgliche Änderungen der Datei separat festhalten. Wer weiterhin am Klassiker auf Papier festhält, muss ebenfalls bestimmte Regeln einhalten: So müssen auch hier nachträgliche Änderungen deutlich als solche erkennbar sein. Eine lose Blattsammlung genügt demnach den Ansprüchen der Finanzämter nicht. „Das Papier-Fahrtenbuch muss gebunden sein und darf nicht aus einzelnen Blättern bestehen, die man austauschen könnte“, sagt Steuerberaterin Annette Günther-Junghanns.
